※ Với người Trung quốc :
Người Nhật thường viêt họ tên của họ bằng chữ Kanji. Người nước ngoài thường sẽ phải dùng chữ Katakana. Mặc dù tên Việt có thể suy ra nghĩa trong âm Hán Việt, nhưng quy tắc chung là tên người nước ngoài thì được phiên âm sang katakana (kể cả người Trung Quốc khi sang Nhật cũng vậy).
Điều đó có nghĩa là tên của chúng ta khi chuyển sang tiếng Nhật thì sẽ được phiên âm, chứ không phải dịch nghĩa.
※ Với người Việt :
Phiên âm tên của bạn sang tiếng Nhật có nghĩa là tên của bạn trong tiếng Việt như thế nào thì chúng ta sẽ tìm một từ có cách đọc gần nhất trong tiếng Nhật. Ví dụ từ Tân sẽ được chuyển thành từ gần nhất là タン（tan).
Bởi hệ thống âm của tiếng Nhật rất hạn chế, do vậy mà sẽ có nhiều tên khi phiên âm sang bị trùng nhau (dù tên việt không trùng). Ví dụ tam, tám, thắm, tâm… đều được phiên âm thành タム(tamu).
Với 1 số âm trong tiếng việt có, tiếng Nhật không có chúng ta có thể ghép thêm 1 số âm của tiếng Nhật để tạo thành : ví dụ âm Tu, Tú hay thụ : トゥ (ta thêm 1 chữ u nhỏ vào sau ト), hay Thi : ティ (cách đánh máy : thi). Tiến : ティエン (ta thêm chữ i nhỏ vào sau chữ テ để có âm ti hay thi). Với chữ V ta dùng chữ ヴ (cách đánh máy : vu). Ví dụ ta có ヴァン（đánh máy : vann), ヴィ cách đánh máy : vi).
※ Có thể dùng chữ Kanji cho tên bạn?
Bạn có thể sử dụng chữ Kanji cho tên bạn trong các nội dung không chính thức. Còn khi sử dụng các văn bản chính thức bạn phải chuyển thành chữ Katakana. Khi bạn dùng tên bạn trong chữ Kanji, người Nhật sẽ không đọc được, và không được chấp nhận trong thủ tục hành chính. Bạn có thể tham khảo cách chuyển tên tiếng Việt sang chữ Kanji tại bài này : cách chuyển tiên tiếng Việt sang tiếng Nhật Kanji
Lưu ý :
Tại Nhật Bản, con dấu cá nhân vẫn được sử dụng phổ biến. Với nhiều loại giấy tờ bạn cần đăng ký con dấu để sử dụng. Một số con dấu không cần đăng ký (dấu mua bảo hiểm sức khỏe …). Với loại dấu không cần đăng ký, bạn có thể đăng ký theo chữ Kanji cho đẹp. Một số loại con dấu cần đăng ký với Tòa thị chính thành phố (ví dụ con dấu để mua ô tô…). Với con dấu này bạn cần đặt làm con dấu bằng tên tiếng Việt không dấu. Con dấu khắc tên bằng Kanji hay Katakana đều không thể đăng ký.
Nếu bạn muốn chọn 1 tên đặc Nhật làm nick name hoặc làm tên mình cho vui, hãy tham khảo bài : 100 họ tên người Nhật thông dụng nhất